(4. Piccolo riassunto) Ricomparso dopo alcuni anni il Formatore Amico si incontra con il “nuovo Presidente di Lom”. Durante il colloquio i due iniziano ad affrontare le tematiche legate alla formazione Junior Chamber, partendo dalla definizione di piano della formazione per arrivare fino alla identificazione della domanda formativa. All’interno di questi argomenti il Formatore Amico definisce le caratteristiche del Responsabile Locale della Formazione e chiarisce cosa significa per un’organizzazione fare formazione.
Nota: 4- fine?
Le luci dei lampioni illuminavano la grande piazza fuori dal caffè. Il freddo battente della serata spazzava le pietre arenarie di color grigio cupo e non era certo uno stimolo ad abbandonate il tepore dell’angolo nel quale il Formatore Amico e il nuovo Presidente di Lom si erano rintanati per chiacchierare di formazione.
«Dunque – riepilogò il Presidente – se non ho capito male i passaggi necessari sono questi: in primo luogo trovare un responsabile motivato che presieda una commissione operativa. Un gruppo di persone anche con poca esperienza in associazione, ma che vogliano fortemente conseguire dei risultati d’eccellenza. Il secondo passo è quello di analizzare la domanda formativa dentro e fuori l’organizzazione. Con incontri mirati e la somministrazione di questionari è possibile ottenere le informazioni necessarie per costruire il Piano della Formazione. Il Piano può essere composto dalle attività mirate solo agli officers, da quelle per i soci ed i simpatizzanti e dalle attività formative in partnership con strutture esterne alla Junior. A questo punto è necessario trovare il formatore giusto per il corso giusto e curare molto bene i particolari … giusto?».
«Giusto!». Mentre assentiva sul volto del Formatore Amico apparve un’espressione allegra. «E mi sembra non sia così difficile, no? Eppure talvolta si preferisce confidare nella sorte e si parte dal corso oppure dal formatore, ma non sempre un nome o un tema garantiscono il successo dell’attività».
 Il nuovo Presidente lanciò al Formatore un’occhiata interrogativa.
«C’è qualcos’altro?».
L’altro sorrise. «In questo momento basta solo la cura dei particolari».
«Particolari?».
«Vedi, nella formazione come in qualsiasi tipo di organizzazione, sono i particolari che alla fin fine possono fare la differenza tra il successo e l’insuccesso. Sono quei mille aspetti di un progetto che forse non sono così appariscenti e importanti, ma, se trascurati, possono far addirittura saltare in aria la situazione».
Il Presidente aggrottò le sopraciglia: «Fammi un esempio».
«Volentieri – proseguì il Formatore Amico –, anche più di uno. Ti potrei ad esempio parlare di quel corso di formazione organizzato per tempo e con notevole dispendio finanziario al quale hanno presenziato solo quattro persone, compreso il formatore. Oppure di quella volta che a metà della giornata formativa il tecnico che presiedeva alla gestione delle proiezioni e all’amplificazione si preso e se ne è andato perché aveva finito il turno».
«Quali sono gli errori che possono essere fatti più frequentemente?».
«In primo luogo fidarsi delle promesse di partecipazione. Vivere nella certezza che, chi ti ha garantito due mesi fa la sua adesione dovrebbe essere di sicuro presente il giorno prestabilito può essere rischioso. Ogni attività che tu organizzi ed alla quale vorresti garantire una presenza significativa di pubblico dovrebbe essere preceduta nei giorni precedenti da una considerevole attività di recall telefonico per ricordare l’appuntamento e sottolineare quanto ci tieni al loro intervento. Ciò dovrebbe garantire di non ritrovarti all’ultimo momento con un’aula vuota. In secondo luogo la sala va prenotata per tempo e confermata al gestore. È successo che un gestore “creativo” aveva prenotato la stessa sala a due organizzazioni differenti. Una particolare attenzione va data anche alla strumentazione che dovrebbe essere verificata il giorno precedente: altoparlanti e proiettori sono talvolta attrezzature complesse e non saperle usare correttamente può causare delle fastidiose problematiche il giorno del corso. Trafficare attorno al proiettore dinanzi ad una sala gremita è una situazione imbarazzante e può quanto meno causare l’ilarità dei presenti e questo non è un buon inizio per un corso. Un ultimo aspetto che ha bisogno di una particolare attenzione è quello del materiale da distribuire: questo dovrebbe essere contenuto in cartellette e dovrebbe prevedere gli eventuali allegati tratti dal corso».
Attenzione a questi “dettagli”
· Un Recall telefonico per confermare la presenza dei partecipanti è indispensabile
· Accertarsi che l’ora di inizio sia chiara e tassativa
· Non fidarsi della sola prenotazione, ma confermare la sala due settimane prima del corso
· Il giorno prima del corso verificare l’effettiva presenza delle attrezzature necessarie e assicurarsi di conoscerne il funzionamento
· Il giorno del corso allestire un banco per la registrazione dei partecipanti e la consegna delle cartellette con il materiale utile
Il Presidente finì di prendere nota di quanto sinora detto e lanciò all’altro l’ultima domanda. «Adesso parlami dei rapporti con il formatore».
«Ottimo punto». Il Formatore Amico rifletté un attimo ad occhi chiusi e poi riprese a parlare.
«Il formatore è sostanzialmente un tecnico al servizio del committente. Cioè del Lom in questo caso. Dovrebbe quindi sviluppare un intervento formativo all’altezza dello standard richiesto e dovrebbe seguire le indicazioni che il committente gli fornisce: sugli obiettivi formativi e gli obiettivi strategici, ad esempio. Un corso potrebbe sviluppare un tema particolare, la comunicazione ad esempio, e questo sarebbe l’obiettivo formativo palese; ma potrebbe avere anche come obiettivo strategico quello di far conoscere la Junior all’esterno. Il formatore dovrà tenere conto di ciò durante lo sviluppo del suo intervento. La professionalità, infine, presuppone da parte del formatore la puntualità, l’organizzazione e la competenza». Il Formatore Amico sgranocchiò un’ultima patatina e proseguì. «D’altro canto il Lom utilizza le abilità dei formatori per i propri scopi. Alcuni di questi formatori sono dei veri professionisti del settore, altri lasciano i propri interessi per garantire i corsi alla Junior: gli organizzatori dovrebbe tenere conto di tutto ciò. Dovrebbero fornire il massimo supporto e disponibilità in fase di organizzazione. Dovrebbero garantirgli (o garantirle Ndr.) il massimo del comfort possibile nei trasferimenti e nei pernottamenti a costo zero. Dovrebbero assicurare il massimo dell’informazione sul corso ed i suoi partecipanti in fase di sviluppo. Purtroppo non sempre ciò succede, anche se non sempre per cattiva volontà».
Il nuovo Presidente di Lom chiuse il block notes e guardò l’orologio. Si era fatto tardi, il buio era calato sulla piazza assieme ad vento freddo che non prometteva nulla di buono. Il tempo era trascorso veloce quel pomeriggio, parlando di formazione, ma ora era venuto il tempo di andare. In effetti c’era ancora una cosa che il Presidente avrebbe voluto chiedere all’amico, ma non sapeva se farlo.
«Avanti». Fece il Formatore Amico.
«Cosa?». Il presidente sobbalzò sulla poltroncina.
«Avevi ancora una domanda da farmi, non è vero?». Il Formatore Amico socchiuse gli occhi con fare sornione.
«In effetti». Ammise l’altro. «Volevo chiederti … ne sai qualcosa sulla gestione dei gruppi?»
Il Formatore Amico sorrise. «Potrebbe essere …». Pagò il conto e si diresse lentamente verso la porta. Uno sbuffo di vento lo avvolse quando aprì la porta. Si voltò verso il nuovo Presidente di Lom e, salutandolo, aggiunse: «Quando hai la prossima riunione del tuo direttivo?».
(4. ... Fine?)
Massimo Orlando |
